一人会社の法人メールをどう選ぶ？実際に使っているサービスと気になる候補

会社を作った当時、私は毎月の固定費をできるだけ増やしたくありませんでした。メールアドレスもその一つです。取引先との連絡には会社名の入ったアドレスを使いたい。でも、メールだけのために毎月いくら払うのかは気になりました。

そこで私が選んだのは、お名前メールを使い、会社のメールとウェブサイトを別々のサービスで運用する方法でした。会社設立時から現在まで実際に使っています。

ほかにも気になるサービスはありますが、まだ契約していないものを「こちらがおすすめです」と書くのも違います。お名前メールは現在使っているサービス、さくらのメールボックス、Zoho Mail、Google Workspaceは公式情報を調べた候補です。ここは混ぜずに書くことにしました。

当時の私は固定費から考え始めました。ただ、料金と同じくらい「どのアドレスを、誰が使うのか」も先に決めておいたほうがよいと思います。安く契約できても、自分で管理しきれなければ、結局そこで手が止まってしまいます。

無料メールではなく独自ドメインにする？
一人会社ならアドレスはいくつ必要？
現在使っているものと、気になっている候補
お名前メールを選んだ理由
固定費はメール代だけで比べない
契約前に、毎日の使い方まで決めておく
法人メールの契約と設定を記録しておく
参考にした公式情報
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無料メールではなく独自ドメインにする？

法人を作ったからといって、必ず独自ドメインのメールを使わなければならないわけではありません。普段使っている無料のメールアドレスでも連絡自体はできます。

それでも私は、会社のメールには独自ドメインを使うことにしました。たとえば会社名が example なら、name@example.jp のように「@」より後ろを会社の名前に合わせたアドレスです。取引先に個人用のアドレスを知らせずに済みますし、担当ごとのアドレスも作りやすくなります。

独自ドメインを使う場合は、メールサービスとは別に、ドメインの契約先と更新日も管理します。ドメインの更新を続けることで、会社名の入った同じメールアドレスを長く使えます。

なお、ドメイン名はメールだけでなく、会社のウェブサイトにも使えます。ドメインを取る前に、メールとウェブサイトを同じ会社にまとめるか、別々にするかも考えておくと、契約後の設定で迷いにくくなります。

一人会社ならアドレスはいくつ必要？

一人で使うのだから、メールアドレスも一つでよいように見えます。人数だけで考えるなら、一つでも足ります。ただ、外に見せる名前は用途ごとに分けたほうが扱いやすいです。

アドレスの例	使い道	一人会社での持ち方
`自分の名前@`	取引先との普段の連絡	毎日使う中心のメールボックスにする
`info@`、`contact@`	ウェブサイトからの問い合わせ	サービスに別名の機能があれば、中心の受信箱にまとめる方法もある
`keiri@`、`billing@`	請求書や領収書の受け取り	自分だけで見るなら別名、複数人で見るなら担当者ごとのアカウントなどを検討する
サービス管理用	契約更新やパスワード再設定の連絡	問い合わせ用として広く公開せず、見落とさない受信先にする

サービスによっては、届いたメールを中心の受信箱でまとめて読むための「別名」を作れます。Google Workspaceでは「メールエイリアス」と呼ばれています。新しい利用者を一人増やすのとは違い、別名そのものにログインすることはできません。

たとえば info@ と keiri@ を作っても、読む人が自分一人なら、受信箱まで二つに分ける必要はないかもしれません。反対に、経理のメールを税理士や担当者も見る場合は、同じパスワードを使い回さずに共有できる機能や、担当者ごとのアカウントを検討します。

受信できれば十分なのか、そのアドレスを差出人にして送信もしたいのかも確認しておきたいところです。別名から送る場合は追加設定が必要になるサービスがあります。契約後は、自分の個人用メールなど外部のアドレスとの間で送受信を試しておくと安心です。

現在使っているものと、気になっている候補

私が実際に使っているのはお名前メールです。ほかのサービスはまだ試していません。価格や公式の機能を比べることはできても、使いやすさまで体験したようには書けないため、現時点でどこまで分かっているかも表に入れました。

サービス	気になったところ	私の利用状況
お名前メール	独自ドメインメールの固定費を抑えやすい	会社設立時から現在まで利用中
さくらのメールボックス	3年一括なら月額換算88円から。メールアドレス数は無制限	未使用。いま最も気になっている候補
Zoho Mail	専用のウェブメールがあり、Google Workspaceより固定費を抑えやすい	未使用。使いやすさが気になっている候補
Google Workspace	Gmail、ファイル保存、予定表を同じ契約で使える	未使用。メール以外もまとめたい場合の候補

いちばん気になっているのは、さくらのメールボックス

さくらのメールボックスは、3年契約の36か月一括払いで月額換算88円からと案内されています。20GBの容量があり、メールアドレス数は無制限、独自ドメインも20個まで設定できます。月88円だけが目に入るとかなり安く感じますが、36か月分を先に支払う契約で、独自ドメインの取得・更新費用は別です。

Cloudflareでドメインと接続先を管理し、実際のメール送受信をさくらに任せる構成も可能です。少し前、この組み合わせが月額換算88円で使えるとしてSNSで話題になっていました。私も気になりましたが、Cloudflareとさくらの両方で設定する必要があるため、初心者向けの選び方に混ぜると話が急に難しくなります。詳しい内容はCloudflare＋さくらのメールボックスはおすすめ？で調べました。

もう一つ注意したいのが、ブラウザ版Gmailで外部メールを受け取るPOP方式です。Googleがこの機能を順次終了するため、さくらも別のメールアプリへの切り替えを案内しています。さくらのウェブメールや、IMAPに対応したメールアプリを使う前提まで含めて考えたいところです。

Zoho Mailは「使いやすそう」で気になっている

Zoho Mailはまだ使ったことがありません。公式ページを見る限り、独自ドメイン、専用のウェブメール、管理画面、日本語のメールサポートがあり、Mailライトは年払いで1ユーザーあたり月額140円または180円と案内されています。

さくらより少し高くても、ウェブメールを中心に使えて設定後の管理が分かりやすいなら、一人会社には合うかもしれません。ただ、これは使ってみた感想ではありません。公式サイトを見て、試してみたいと思っている段階です。無料で試せる範囲、過去メールの移行方法、スマートフォンでの使い勝手は、契約前に確かめたいところです。

Google Workspaceはメール以外も使うかで決まる

Google Workspace Starterは、年契約で1ユーザーあたり月額800円、月単位の契約では950円です。メールだけで比べると、さくらやZoho Mailより高くなります。

ところが、普段からGmail、Googleドライブ、予定表、オンライン会議を仕事で使うなら、別々に契約せずに済む利点があります。メールだけを安くしたいのか、仕事道具をまとめたいのかで評価が変わるサービスだと思います。

お名前メールを選んだ理由

会社を作ったころの私は、とにかく毎月出ていく固定費を抑えたいと考えていました。そこで、独自ドメインのメールにはお名前メールを使い、ウェブサイトは別のサービスで公開する形にしました。

この方法は、メールだけの費用を見れば抑えやすいです。一方、同じ独自ドメインでメールとウェブサイトの行き先を分けるため、ドメインの設定（どのサービスに接続するかを決める設定）が必要になります。

2021年に以前の記事を書いた時点から、私の会社では実際にこの形を使っています。メールとウェブサイトを別々のサービスで運用するため、同じ独自ドメインの接続先を分けて設定しています。

現在もお名前メールを利用しています。さくらやZoho Mailはまだ使ったことがないため、この二つについて書いているのは公式情報を調べて気になった点までです。

具体的な作成方法は毎月の固定費を抑えて法人用メールアドレスを作成する方法、メールとウェブサイトを別々のサービスで運用する設定はお名前メールだけを利用しながら、別途ウェブサイトも公開する方法に残しています。どちらも以前の体験をもとにした記事なので、実際に申し込む際は現在の料金と管理画面を公式サイトで見直してください。

固定費はメール代だけで比べない

一人会社では、月に数百円の固定費でも契約が増えると気になります（私も会社を作った当初は、かなり気にしていました）。ただ、法人メールにかかるお金は、メールサービスの利用料だけではありません。

独自ドメインの取得・更新費用
ウェブサイトを公開するレンタルサーバーなどの費用
メールの保存容量を増やす費用
実際にログインする利用者を増やす費用
ファイル保存、予定表、オンライン会議など、メール以外のサービスに払う費用

メール専用サービスが安くても、別にレンタルサーバーやファイル保存サービスを契約するなら、年間の合計は思ったほど変わらないことがあります。反対に、ウェブサイトは無料または別の仕組みで運営していて、メール以外の機能もいらないなら、メール専用サービスのほうが無駄は少なくなります。

私は「月額いくらか」だけでなく、一年分の支払総額を書き出して比べるのがよいと思います。年払いしかないサービスもありますし、初年度だけ安いドメインもあるためです。契約を決めたら、自動更新の有無、次の更新日、支払いに使うカードも一緒にメモしておくと、後で探し回らずに済みます。

契約前に、毎日の使い方まで決めておく

メールアドレスができても、管理方法が決まっていないと、請求書が問い合わせメールに埋もれたり、契約更新の連絡を見落としたりします。一人で全部見るからこそ、最初から細かく分けすぎないほうが続けやすいと思います。

普段使う受信箱は増やしすぎない

info@、keiri@、support@と入口を分けても、読む人が自分一人なら、中心の受信箱に集めて振り分ける方法があります。私は、アドレスの数より「毎日どの受信箱を見れば取りこぼさないか」を先に決めたほうがよいと思います。

管理者アカウントをメールマガジン登録などに使わない

ドメインやメールサービスの契約を変更できるアカウントは、普段のメールマガジン登録などには使わず、二段階認証も設定しておきます。日常用と管理用を完全に別の有料アカウントにするかは、サービスの料金と機能次第です。分けない場合でも、管理画面に入れる人、復旧用の連絡先、認証手段は確認しておきたいところです。

請求書が届く場所を決める

経理用のアドレスを作るなら、請求書や領収書をそこに集めると月末の確認が楽になります。サービスの管理画面から取得した請求書や領収書を保存し、カード明細も支払いを確認する資料として残しておきます。

Google Workspaceの利用料を処理するときの考え方は、Google Workspaceの勘定科目とGoogle Workspaceの領収書・請求書の保存と仕訳に分けて書いています。年払いを選ぶ場合は、Google Workspace年払いの勘定科目も参考にしてください。

法人メールの契約と設定を記録しておく

法人メールは長く使うものなので、契約先と設定した場所を最初に記録しておくと安心です。メールサービスと独自ドメインを別々に契約する場合は、更新日も分けて残します。

私は、次のものをまとめて確認できるようにしておくのがよいと思います。

独自ドメインの契約先と更新日
ドメインとメールサービスをつなぐ設定を変更できる場所
過去のメールを書き出す方法
管理者アカウントと二段階認証の復旧方法
請求書や契約情報の保存場所

ここまで書くと、メールアドレスを一つ作るだけなのに大げさに見えるかもしれません。私も最初は固定費を抑えるところから考えましたし、一人なら難しい管理体制までは必要ないと思います。

メール専用サービスは、設定を自分で管理する分、固定費を抑えやすいのが魅力です。私のようにメールとウェブサイトを分ける場合は、どこで何を設定したかをメモしておけば、久しぶりに管理画面を開くときにも確認しやすくなります。

なお、普段からGoogleドライブや予定表も仕事で使っている会社なら、メールだけの料金として比べず、Google Workspaceにまとめる選び方もあります。さくらのメールボックスやZoho Mailは、私自身が試した後でないと使いやすさまでは判断できません。

私自身は固定費を抑える方法を選びました。毎月の費用、必要な機能、自分で管理する範囲を並べてみると、一人会社に合うサービスを選びやすくなります。

参考にした公式情報

サービスの料金や機能は変わるため、申込前には公式ページを確認してください。まだ使っていない候補については、次の公式情報で料金と機能を確認しました。