こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
SaaSやクラウドサービスは便利ですが、自動更新のまま放置すると、使っていないサービスの引落や、決算をまたぐ年払いが見落とされます。
月次でそのまま使えるチェックリストとして整理します。
結論
SaaS自動更新は、カード明細だけで終わらせず、契約期間、請求書・領収書、利用中かどうかを月次で確認します。年払いで決算をまたぐ場合は、前払費用として分けるかも確認します。
月次で見ること
| 確認項目 | 見るポイント |
|---|---|
| サービス名 | 何の業務で使っているか |
| 契約期間 | 月払いか年払いか |
| 請求書・領収書 | 金額、税区分、対象期間 |
| カード明細 | 利用日、引落予定、支払額 |
| 利用状況 | 解約忘れや重複契約がないか |
年払いの確認
年払いでは、支払日ではなくサービス提供期間を確認します。決算をまたぐ金額が大きい場合は、当期分と翌期分を月割りで分けるか検討します。少額で毎期継続して同じ処理をする場合は、短期前払費用の考え方も確認します。
仕訳例
3月決算の会社が1月にSaaS年払い132,000円を法人カードで支払い、9か月分が翌期分になる場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| カード利用時 | 通信費 | 132,000 | 未払金 | 132,000 |
| 決算整理 | 前払費用 | 99,000 | 通信費 | 99,000 |
| カード引落時 | 未払金 | 132,000 | 普通預金 | 132,000 |
解約忘れの扱い
解約忘れで支払った場合でも、事業に関係する契約として発生した支出なら、まず契約内容と利用実態を確認します。完全に私用や不要な支出が混ざっている場合は、会社経費にする前に社内処理を見直します。
契約台帳に書いておく項目
自動更新のSaaSは、更新日よりも「解約の申し出期限」が実際の締め切りになります。利用規約で「更新日の◯日前までに解約」と決まっていることがあるので、契約ごとに台帳にまとめておきます。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| サービス名・契約名義 | 法人名義か、社長個人の名義か |
| 支払方法 | 法人カード、口座振替など |
| 金額と周期 | 月額か年額か、税込金額 |
| 次回更新日 | 年払いなら特に重要 |
| 解約の申し出期限 | 更新日の何日前までか |
| 利用目的 | 何の業務で使っているか |
年払いの更新前に見直すこと
年払いの更新が近い契約は、1〜2か月前に、まだ使っているか、同じ機能のサービスと重複していないか、プランや人数が今の使い方に合っているかを確認します。更新後に気づくと、1年分の料金を払うことになりやすいからです。
年払いの費用を決算でどう分けるかは、年払いSaaSの決算処理で詳しく書いています。短期前払費用として支払った期の費用にする場合は、支払った日から1年以内に受けるサービスの分であることと、毎期同じ処理を続けることが条件です。
