こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
カード明細と領収書を月末にまとめて見ようとすると、金額は合っているのに証憑が見つからない、用途が思い出せない、ということが起きがちです。
月次締めでそのまま使える突き合わせチェックリストとして整理します。
結論
カード明細は支払一覧、領収書や請求書は取引内容の証拠として使います。月次では、明細の全行に対して証憑、摘要、勘定科目、消費税区分がそろっているか確認します。
突き合わせる資料
| 資料 | 見ること | 不足時の対応 |
|---|---|---|
| カード明細 | 利用日、支払先、金額 | PDFとCSVを保存 |
| 領収書 | 取引内容、税込金額、発行者 | 再発行や注文履歴で補完 |
| 請求書 | 対象期間、消費税区分 | 管理画面から取得 |
| 注文履歴 | 購入品名、配送先、支払方法 | EC購入の補助資料にする |
| 摘要メモ | 業務利用の理由 | 会計ソフトの摘要欄に残す |
月次チェック手順
- カード明細のPDFとCSVを月別に保存する
- 明細の行ごとに領収書や請求書を探す
- 足りない証憑を一覧化して再取得する
- 勘定科目と消費税区分を入力する
- 未払金や普通預金の残高と照合する
不足しやすい証憑
| 支払先 | 不足しやすいもの | 確認場所 |
|---|---|---|
| SaaS | 領収書や請求書 | 管理画面の請求ページ |
| Amazon | 領収書、注文履歴 | 注文履歴と適格請求書ページ |
| コンビニ | レシート | 再取得が難しいので即保存 |
| 交通費 | 利用履歴 | 交通系ICの履歴やメモ |
仕訳確認
法人カードでソフト利用料5,500円を支払い、後日口座引落された場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 利用時 | 通信費 | 5,500 | 未払金 | 5,500 |
| 引落時 | 未払金 | 5,500 | 普通預金 | 5,500 |
カード明細だけでは足りない理由
カード会社の利用明細は、支払いの一覧としては便利ですが、消費税の仕入税額控除に必要な請求書等にはなりません。国税庁の質疑応答でも、カード会社が作る請求明細書は、商品やサービスを提供した加盟店が作る書類ではないため、その保存だけでは仕入税額控除を受けられないとされています。加盟店から受け取ったインボイス（適格請求書）を保存する必要があります。
例外として、3万円未満の電車代のような公共交通機関の特例や、一定規模以下の事業者の少額特例（1万円未満）など、インボイスの保存が要らない取引は、カード明細をもとに処理しても問題ないとされています。ETCは、カード明細と、利用照会サービスでダウンロードした利用証明書を合わせて保存します。
| 取引 | 保存するもの |
|---|---|
| SaaS・ネット購入 | サービス側の請求書・領収書（インボイス） |
| 電車・バス | カード明細や利用履歴（公共交通機関の特例） |
| ETC | カード明細＋利用証明書 |
| タクシー | タクシー会社の領収書（簡易インボイス） |
会計ソフトのカード連携と組み合わせる
カード明細の取り込みは、会計ソフトの連携を使うと手入力が減ります。freee会計
やマネーフォワード クラウド
は法人カードの明細を自動で取り込めるので、突き合わせは「取り込まれた行に証憑を添付する」作業に変わります。連携しても証憑の保存は別に必要なので、上のチェックリストの手順はそのまま使います。連携前に決めておくことは会計ソフトのカード連携前に確認することにまとめています。
