こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、領収書はあるけれど事業関連性を説明しにくい支出について、補足資料の残し方を整理します。
一人会社やマイクロ法人の経理は、経費を入力するだけではなく、契約、請求、入金、証憑、説明メモまでつながっていると強くなります。ここでは後から見ても説明できる状態を目標に、実務の確認順を整理します。
領収書だけでは分からないこと
領収書には、日付、金額、支払先は載っていても、何のために使ったかまでは分からないことがあります。事業との関連性が伝わりにくい支出は、補足資料を残します。
| 支出 | 弱くなりやすい理由 | 補足資料 |
|---|---|---|
| 会食 | 相手と目的が分からない | 参加者、打ち合わせ内容 |
| 旅行・出張 | 私用との区別が難しい | 行程表、訪問先、成果物 |
| 家電・家具 | 自宅用との区別が難しい | 設置場所、利用割合 |
| サブスク | 用途が分からない | 利用目的、アカウント、請求書 |
| プレゼント | 贈答先と目的が分からない | 相手先、案件名、送付記録 |
補足メモの書き方
- 誰に対して使ったか
- 何の案件・業務に関係するか
- なぜ必要だったか
- 私用分があるなら按分割合
- 関連するメールやチャットのURL
電子保存の注意
オンライン請求書やメール領収書は、電子取引として保存方法を確認します。スクリーンショットだけでなく、PDFや明細CSVなど、内容を後から確認できる形で保存します。
月次でメモする
数か月後に思い出すのは難しいので、会計ソフトへ入力するタイミングで用途メモを入れます。摘要や証憑ファイル名に案件名を入れるだけでも説明しやすくなります。
参考にした公式情報
税務、帳簿保存、インボイス、電子取引に関する部分は、国税庁などの公開情報を確認しています。個別の判断や最新の取扱いは、公式情報や税理士にも確認してください。
