こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
SaaSの請求でややこしいのが、アップグレード、ダウングレード、返金、クレジットです。支払った金額だけを見ると、何の調整なのか後で追いにくくなります。
結論だけで終わらせず、あとで見返したときに説明しやすい資料の残し方までまとめます。
結論
プラン変更や返金は、元の費用を取り消すのか、次回請求から差し引くクレジットなのかを分けて処理します。
請求書で見るところ
| 見るところ | 実務での扱い |
|---|---|
| Charge | 追加請求や新プラン分 |
| Credit | 未使用期間の調整や返金 |
| Balance due | 今回実際に支払う金額 |
会計で分けるところ
| 見るところ | 実務での扱い |
|---|---|
| カードへ返金 | 費用の戻し、または雑収入ではなく元取引の修正を検討 |
| 次回請求へ充当 | 請求書上の差引後金額で処理し、明細を保存 |
| 年払いの未使用分 | 前払費用の残高も見直す |
仕訳例
通信費として計上済みのSaaS利用料の一部2,200円がカードへ返金された場合の簡易例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 返金確定時 | 未払金 | 2,200 | 通信費 | 2,200 |
| カード明細反映時 | 未払金 | 2,200 | 普通預金 | 2,200 |
実務メモ
- 請求書のプラス行とマイナス行をそのまま保存する
- 返金理由を摘要に短く残す
- 前払費用を計上している契約は残期間の見直しも行う
参考にした公式情報
税務や帳簿保存に関係する部分は国税庁の公開情報、サービス別の請求書取得方法は各サービスの公式ヘルプを確認しています。管理画面の表示や仕様は変わることがあるため、保存時は最新の画面も確認してください。
- 国税庁：帳簿書類等の保存期間
- 国税庁：必要経費の知識
- Microsoft Learn：Microsoft 365 admin centerで請求書を表示・ダウンロードする
- Slack Help Center：Slack's fair billing policy
