こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
チームプランのSaaSは、1人追加しただけで日割り請求や次回請求への上乗せが出ます。金額は小さくても、何の増加分なのか分からなくなりがちです。
具体例を置いて、会計ソフトに入れるときの流れまで一気に確認します。
結論
席追加やユーザー追加の請求は、通常のSaaS利用料と同じ科目で処理しつつ、追加対象者と対象期間を残しておくと消し込みやすくなります。
追加請求で確認するもの
| 見るところ | 実務での扱い |
|---|---|
| 追加日 | いつから利用できるようになったか |
| 対象者 | 誰の席を追加したか |
| 請求方法 | 即時請求か、次回請求への合算か |
科目の考え方
| 見るところ | 実務での扱い |
|---|---|
| 社内利用ツール | 通信費、支払手数料 |
| 制作・案件用ツール | 外注費や売上原価も検討 |
| 年契約の追加席 | 残り期間分として前払費用も確認 |
仕訳例
SaaSの追加ユーザー分3,300円が法人カードに即時請求された場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 追加請求時 | 通信費 | 3,300 | 未払金 | 3,300 |
| カード引落時 | 未払金 | 3,300 | 普通預金 | 3,300 |
実務メモ
- 摘要に追加した利用者名や部署を入れる
- 退職者や使っていないアカウントが残っていないか月次で確認する
- 日割り金額は請求書の明細とカード明細を突合する
参考にした公式情報
税務や帳簿保存に関係する部分は国税庁の公開情報、サービス別の請求書取得方法は各サービスの公式ヘルプを確認しています。管理画面の表示や仕様は変わることがあるため、保存時は最新の画面も確認してください。
- 国税庁：帳簿書類等の保存期間
- 国税庁：必要経費の知識
- Slack Help Center：Slack's fair billing policy
- Microsoft Learn：Microsoft 365 admin centerで請求書を表示・ダウンロードする
