こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、ChatGPTの利用料を支払ったときに使う勘定科目と、仕訳例、経費処理で残しておきたい資料を整理します。
ChatGPTを文章作成、調査、要約、プログラムの補助、業務効率化などに使っている場合、事業との関連性を説明できる範囲で経費処理を検討できます。
ChatGPTの利用料に使う勘定科目
ChatGPTの利用料は、事業で使っていることを説明できる場合、支払手数料または通信費で処理することが多いです。
業務上の情報収集や学習が主目的なら研修費・新聞図書費、開発や制作の補助ツールとして管理するなら支払手数料にまとめる考え方もあります。
| 使い方 | 候補になる勘定科目 | 考え方 |
|---|---|---|
| 月額・年額のサービス利用料 | 支払手数料 | クラウドサービスや業務ツールの利用料として管理する |
| オンラインサービスとしてまとめる | 通信費 | メール、会議、クラウドサービスなどを通信関連費として管理する |
| 学習・調査目的が強い | 研修費・新聞図書費 | 業務知識の習得や情報収集として説明できる場合に検討する |
どの科目を使う場合でも、同じ性質の支出は継続して同じ科目で処理すると、あとから月次推移や年間の支出額を確認しやすくなります。
勘定科目を判断するときのポイント
勘定科目はサービス名だけで決めるのではなく、何のために使っているかで判断します。ChatGPTの場合、次のような利用目的を説明できるかがポイントです。
- 顧客向け文章やメール文面の下書き
- 調査内容の要約や論点整理
- コード作成や業務マニュアル作成の補助
反対に、私用の利用が多い場合や、事業との関係を説明しにくい場合は、全額を経費にするのは慎重に考えた方がよいです。個人利用と事業利用が混ざる場合は、利用状況に応じて按分する考え方もあります。
経費になるかどうかの基本は、事業に必要な支出かどうかです。判断に迷う場合は、副業の経費や青色申告で経費にできるものもあわせて確認してください。
仕訳例
ChatGPTの利用料3,300円をクレジットカードで支払った場合は、たとえば次のように処理します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 支払手数料 | 3,300 | 未払金 | 3,300 |
オンラインサービスの利用料を通信費として管理している場合は、次のように処理しても構いません。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 通信費 | 3,300 | 未払金 | 3,300 |
後日、クレジットカードの引き落としが普通預金から行われたときは、未払金を消し込みます。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 未払金 | 3,300 | 普通預金 | 3,300 |
個人事業主が個人カードで支払った場合は、貸方を事業主借として処理することもあります。法人の場合は、会社カードか個人立替かで相手科目が変わるため、実際の支払い方法に合わせて処理しましょう。
経費処理で残しておきたい資料
ChatGPTの利用料を経費にする場合は、支払った事実と事業利用の内容がわかる資料を残しておくことが大切です。
- 領収書、請求書、利用明細、クレジットカード明細
- 契約プラン、利用期間、支払日がわかる画面やメール
- どの業務で使ったかがわかるメモ
- 個人利用が混ざる場合は、按分割合の根拠
インボイス制度や消費税の処理は、請求元、登録番号の有無、取引内容によって扱いが変わることがあります。消費税の申告が関係する場合は、請求書の記載内容も確認しておきましょう。
領収書や請求書の保存については、領収書の保管義務や経費になる領収書の記事も参考になります。
実務メモ
ChatGPTの利用料の処理で迷ったときは、最初に「何を買ったか」「誰が使ったか」「どの売上や業務に関係するか」を短くメモしておくと、後から帳簿を見返すときに判断しやすくなります。
同じ支出でも、個人事業主と法人、現金払いとカード払い、事業専用と私用兼用では処理が変わることがあります。領収書だけに頼らず、利用目的、按分割合、支払方法を合わせて残しておくことが重要です。
また、前年と違う科目に変える場合は、なぜ変えたのかを説明できるようにしておくと安心です。経費処理は一回ごとの正解探しだけでなく、継続して見ても無理のない処理にすることが大切です。
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