こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
コピー代やプリンター代の記事では少額のコピー・印刷を扱いましたが、コピー機や複合機をリースしている場合は、毎月のリース料、保守料、トナー代、用紙代を分けて見る必要があります。
この記事では、月次処理で迷いやすい勘定科目と仕訳例を整理します。
結論
コピー機・複合機のリース料は、賃借料やリース料で処理することが多いです。保守料、カウンター料金、トナー代、コピー用紙代は内容に応じて、支払手数料、修繕費、消耗品費、事務用品費などを検討します。
支出別の勘定科目
| 支出 | 候補になる勘定科目 | 見るポイント |
|---|---|---|
| リース料 | 賃借料、リース料 | 契約期間と毎月の請求額 |
| 保守料 | 支払手数料、修繕費 | 保守契約の内容 |
| カウンター料金 | 支払手数料、通信費、消耗品費 | 印刷枚数に応じた利用料か |
| トナー代 | 消耗品費 | 購入品として残るか |
| コピー用紙代 | 消耗品費、事務用品費 | 用紙購入として処理するか |
仕訳例
複合機の月額リース料11,000円が法人カードで請求された場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 利用月 | 賃借料 | 11,000 | 未払金 | 11,000 |
| カード引落時 | 未払金 | 11,000 | 普通預金 | 11,000 |
契約書で確認すること
- 所有権が移る契約か、借りて使う契約か
- リース料と保守料が分かれているか
- 途中解約や残価の条件があるか
- 請求書に対象期間が書かれているか
- トナーや保守が料金に含まれているか
証憑保存
毎月の請求書やカード明細だけでなく、リース契約書、保守契約書、カウンター料金の明細を残しておきます。電子で受け取った請求書は、電子取引データとして保存する前提で管理します。
