こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、法人カードを作る前に一人会社の経費をどう払うかを整理します。
法人カードが届く前でも、会社の支払いは待ってくれません。あとで会社経費として説明できるように、誰が、何を、どの口座やカードで払ったかを残す前提で整理します。
法人カードがなくてもルールは必要
設立直後は法人カードの審査や発行に時間がかかることがあります。その間に支払ったサーバー代、印鑑代、会計ソフト代、備品代をあとで説明できるようにしておきます。
| 支払方法 | 相手科目の例 | 注意点 |
|---|---|---|
| 法人口座から振込 | 普通預金 | 振込手数料も保存する |
| 社長の個人カード | 役員借入金 | 会社経費だけを抜き出す |
| 社長の現金 | 役員借入金 | 領収書と用途メモを残す |
| デビットカード | 普通預金 | 口座明細と領収書を合わせる |
個人カードで払うときの最低ルール
- 会社経費だけを一覧にする
- 領収書、請求書、注文履歴を保存する
- 私用支出と同じ明細に混ざったら、会社分だけを明確にする
- 月末に会社から返金するか、役員借入金として残すか決める
仕訳例
社長の個人カードで会社用の会計ソフト代11,000円を払った場合の例です。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 支払手数料 | 11,000 | 役員借入金 | 11,000 |
後日、会社口座から社長へ返金したら、役員借入金を減らします。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 役員借入金 | 11,000 | 普通預金 | 11,000 |
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きる理由 | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 個人カード明細から会社分を探せない | 私用支出と同じ明細に混ざる | 会社分だけのメモを月内に作る |
| 領収書だけ保存して支払方法が分からない | カード明細との照合を後回しにする | 領収書PDFに支払日とカード名をメモする |
| 社長へ返金したか分からない | 役員借入金の残高を見ていない | 月末に返金済み・未返金を分ける |
| 同じ経費を二重計上する | 領収書と口座明細を別々に入力する | 証憑と明細をひも付けてから入力する |
カードがない期間は一時的な運用なので、ルールを複雑にしすぎないことも大切です。月末に1枚の一覧へ集められる形にしておけば、あとで法人カードへ移行しやすくなります。
法人カードが届くまでの支払いを会計ソフトで整理する場合は、個人カード立替、法人口座振込、デビットカード利用を後から区別できるかを見ます。freee会計
やマネーフォワード クラウド
を候補にする場合も、カード連携そのものより、領収書添付と未返金の立替を確認しやすいかを重視すると運用しやすいです。
参考にした公式情報
法人カード発行前の立替や口座払いでは、帳簿書類の保存と電子取引データの保存が実務上の中心になります。ここでは国税庁の帳簿保存・電子帳簿保存法の情報を確認し、支払方法ごとの記録の残し方を整理しています。
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