こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
法人デビットカードは、使ったタイミングで銀行口座から引き落とされるので、クレジットカードより仕訳はシンプルです。一方で、明細だけでは取引内容の説明が足りないことがあります。
明細、領収書、請求書、注文履歴をどう残すか、仕訳例と一緒に整理します。
結論
法人デビットカードは、明細に加えて領収書、請求書、注文履歴など取引内容が分かる資料を残します。仕訳は多くの場合、費用科目を借方、普通預金を貸方にします。
カード別の違い
| 支払方法 | 会計上の見方 | 注意点 |
|---|---|---|
| 法人デビットカード | 利用時に普通預金から支払う | 明細と証憑をセットで残す |
| 法人クレジットカード | 利用時に未払金を立て、引落時に消す | 利用日と引落日を分ける |
| 個人カード | 役員借入金や事業主借で処理することが多い | 私用分と混ざらないようにする |
保存する証憑
- カード明細PDFまたはCSV
- 店舗やサービスの領収書
- 請求書または利用明細
- ECサイトの注文履歴や納品書
- 業務利用の内容が分かる摘要メモ
仕訳例
法人デビットカードでクラウドサービス利用料11,000円を支払った場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 利用時 | 通信費 | 11,000 | 普通預金 | 11,000 |
月次チェック
| 確認するもの | 見ること |
|---|---|
| 銀行明細 | 引き落とし日と金額 |
| カード明細 | 支払先と利用日 |
| 領収書・請求書 | 取引内容と消費税区分 |
| 摘要メモ | 業務との関係 |
カード明細だけで足りない理由
カード明細は、カード会社が「いつ、どこで、いくら使ったか」を示す書類です。何を買ったかや消費税の内訳は分からないので、消費税の仕入税額控除を受けるには、別に支払先からインボイス（適格請求書）を受け取って保存する必要があります。
ネットで買い物をした場合のように、領収書や請求書をPDFやメールで受け取ったときは、電子取引のデータとして、データのまま保存します。日付、金額、取引先で探せるようにしておきます。
返金されたときの仕訳
デビットカードで払った11,000円の注文をキャンセルし、口座に返金された場合は、支払時の仕訳を取り消す形で処理します。
| 場面 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 支払ったとき | 消耗品費 11,000 | 普通預金 11,000 |
| 返金されたとき | 普通預金 11,000 | 消耗品費 11,000 |
返金が翌月にずれることもあるので、月末に返金待ちの取引がないかを確認します。クレジットカードとの違いは法人カードの引き落とし日の仕訳で書いています。
参考にした公式情報
保存期間や電子取引データの保存は、国税庁の公開情報を参照しています。実務では会社の会計方針や顧問税理士の運用にも合わせてください。
