こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、交通費精算と給与課税の違いを、従業員・外注・社長で分けて整理します。
一人会社の経理は、発生した取引を後から説明できる形で残すことが大切です。この記事では、支払元、契約名義、証憑、会計ソフト上の残高をつなげて確認する前提で整理します。
まず全体像を確認する
最初に見るべきなのは、誰の取引か、どの口座・カードで動いたか、どの資料で説明できるかです。名義と実態がずれている場合は、早めにメモを残します。
会計で見るポイント
| 見る項目 | 経理での考え方 | 残す資料・注意点 |
|---|---|---|
| 通勤手当 | 一定限度まで非課税 | 合理的な経路や距離を確認 |
| 出張旅費 | 業務目的の移動費 | 出張記録と領収書を保存 |
| 外注先交通費 | 報酬込みか実費精算か確認 | 請求書の記載を見る |
| 社長立替 | 旅費交通費や役員借入金を検討 | 立替精算書を保存 |
実務チェックリスト
- 誰に支払う交通費か確認する
- 通勤手当と出張旅費を分ける
- 給与明細で非課税交通費を区分する
- 外注先の交通費は契約と請求書を見る
間違えやすいこと
- 通勤手当を無制限に非課税にする
- 外注先の交通費を給与と混同する
- 社長の私用移動を旅費交通費にする
通勤手当が非課税になる範囲
電車やバスだけで通勤している人の場合、非課税になるのは、最も経済的かつ合理的な経路と方法で通勤したときの定期代などの金額です。1か月あたり15万円が上限で、それを超える部分は給与として課税されます。新幹線や特急も、それが合理的な経路なら含められますが、グリーン料金は含められません。
マイカーや自転車で通勤している人は、片道の通勤距離などに応じて非課税の上限が決まっています。金額は改正されることがあるので、支給額を決めるときは国税庁の最新のページで確認してください。パートやアルバイトでも、非課税の上限は月単位で計算します。
| 支給するもの | 非課税の考え方 |
|---|---|
| 電車・バスの定期代 | 合理的な経路の定期代まで（月15万円が上限） |
| 電車＋マイカー | 両方の合計で月15万円が上限 |
| マイカー・自転車のみ | 片道の距離などに応じた上限まで |
出張の交通費は通勤手当とは別
取引先への移動や出張で使った電車代を実費で精算する場合は、通勤手当ではなく、業務のための旅費として旅費交通費で処理します。業務に必要な実費の精算なので、給与には含めません。ただ、実際にかかった額より多く渡している分や、業務と関係のない移動は給与として扱われることがあるので、行き先と目的を精算書に残しておきます。
社長が立て替えた交通費の処理は交通費精算の仕訳で、アルバイトの給与計算はアルバイトへ給与を払うときの源泉所得税で確認できます。
参考にした公式情報
税務、消費税、給与、帳簿保存に関する部分は、国税庁などの公開情報を確認しています。個別の判断や最新の取扱いは、公式情報や税理士・社労士にも確認してください。
関連して、「立替交通費と旅費交通費の違い」という記事も書いています。
