こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、出張でホテルに泊まったときの勘定科目と仕訳を整理します。
支出名だけでは判断しにくい「経費にできるか」「どの勘定科目にするか」「どの資料を残すか」に絞って整理します。
経費にできるかの判断
出張ホテル代は、取引先訪問、展示会、研修、現地作業など業務目的の宿泊であれば経費として検討できます。観光や家族同伴分が混ざる場合は、事業に必要な範囲を明確に分けます。
| ケース | 経費判断 | 見るポイント |
|---|---|---|
| 取引先訪問の前泊 | 検討しやすい | 訪問先・日程を残す |
| 展示会参加の宿泊 | 検討しやすい | イベント名を残す |
| 家族同伴の追加費用 | 慎重に判断 | 事業に必要な範囲と分ける |
| 観光目的の宿泊 | 経費にしにくい | 事業支出に混ぜない |
勘定科目の候補
出張宿泊費は旅費交通費に含めることが多いですが、会社の運用で宿泊費を分ける場合もあります。前払い予約で決算をまたぐ場合は利用日も確認します。
| 支出・状況 | 候補科目 | 補足 |
|---|---|---|
| 通常の出張宿泊 | 旅費交通費・宿泊費 | 出張目的と日程を保存 |
| 前払い予約 | 前払費用・旅費交通費 | 宿泊日が翌期なら期間に注意 |
| 社長立替 | 旅費交通費 / 役員借入金 | 精算書を残す |
仕訳例
出張ホテル代11,000円を法人カードで支払った場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 予約時 | 旅費交通費 | 11,000 | 未払金 | 11,000 |
| カード引落時 | 未払金 | 11,000 | 普通預金 | 11,000 |
残しておきたい証拠
- ホテルの領収書・予約確認メールを保存する
- 出張目的、訪問先、宿泊日を残す
- 交通費や展示会参加費とひもづける
- 私用分や家族分は分ける
参考にした公式情報
必要経費、帳簿書類保存、電子取引データ保存、少額資産、出張旅費、印紙税に関係する部分は、次の公開情報を確認しています。個別判断は事業内容、金額、利用実態によって変わるため、迷う場合は税理士にも確認してください。
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