こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、事務所に置くウォーターサーバー代を経費にできるかを整理します。
支出名だけでは判断しにくい「経費にできるか」「どの勘定科目にするか」「どの資料を残すか」に絞って整理します。
経費にできるかの判断
ウォーターサーバー代は、従業員、来客、打ち合わせ、事務所利用のために設置しているなら経費として検討できます。自宅兼事務所で家族利用が混ざる場合は、事業利用分を明確に分ける必要があります。
| ケース | 経費判断 | 見るポイント |
|---|---|---|
| 事務所の来客用 | 検討しやすい | 来客対応目的を残す |
| 従業員向け | 検討しやすい | 福利厚生目的を残す |
| 自宅兼事務所 | 按分が必要 | 家族利用と事業利用を分ける |
| 家庭利用のみ | 経費にしにくい | 事業性が弱い |
勘定科目の候補
来客用なら会議費や接待交際費、従業員向けなら福利厚生費、水代を消耗品費に寄せる運用もあります。自社で継続して使う科目を決めます。
| 支出・状況 | 候補科目 | 補足 |
|---|---|---|
| 来客用の水 | 会議費・接待交際費 | 来客対応のため |
| 従業員向け | 福利厚生費 | 全員が使える状態か確認 |
| 自宅兼事務所 | 消耗品費・福利厚生費 | 按分根拠を残す |
仕訳例
事務所用ウォーターサーバー代4,400円を法人カードで支払った場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 利用時 | 福利厚生費 | 4,400 | 未払金 | 4,400 |
| カード引落時 | 未払金 | 4,400 | 普通預金 | 4,400 |
残しておきたい証拠
- 請求書や領収書を保存する
- 設置場所と利用目的をメモする
- 自宅兼事務所では按分根拠を残す
- 来客利用なら会議や打ち合わせ記録とひもづける
参考にした公式情報
必要経費、帳簿書類保存、電子取引データ保存、少額資産、出張旅費、印紙税に関係する部分は、次の公開情報を確認しています。個別判断は事業内容、金額、利用実態によって変わるため、迷う場合は税理士にも確認してください。
関連記事
近いテーマの記事もあわせて読むと、支出の目的別に勘定科目を分けやすくなります。
