こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
法人カードは便利ですが、ルールがないまま使うと、SaaS、備品、私用支出、立替が混ざります。小さな会社ほど、短いルールで十分なので先に決めておくと楽です。
細かい規程ではなく、まずは小さな会社でも運用できるルールに絞ります。
結論
法人カードの利用ルールでは、使ってよい支出、保存する証憑、私用支出時の返金方法、月次締めの担当を決めておきます。
決めておく項目
| 確認すること | 実務での扱い |
|---|---|
| 利用できる支出 | SaaS、備品、広告、出張など |
| 禁止・注意支出 | 私用、家族利用、用途不明のサブスク |
| 証憑保存 | 領収書、請求書、注文履歴を保存 |
| 返金ルール | 私用支出は会社へ返金する |
一人会社での運用
| 確認すること | 実務での扱い |
|---|---|
| 社長が使う | 用途メモを必ず残す |
| 月次で確認 | 明細と証憑を合わせる |
| 個人カードと分ける | 自動課金を法人カードへ移す |
仕訳例
法人カードで業務用備品3,300円を購入した場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| カード利用時 | 消耗品費 | 3,300 | 未払金 | 3,300 |
| カード引落時 | 未払金 | 3,300 | 普通預金 | 3,300 |
実務メモ
- カード利用前に用途メモを残す習慣を作る
- 私用支出の返金先と期限を決める
- SaaSの管理者アカウントと支払カードを一覧化する
参考にした公式情報
帳簿書類の保存、電子取引、クレジットカード利用時の領収書など、根拠確認が必要な部分は国税庁の公開情報を参照しています。実際の処理では、会社の会計方針や顧問税理士の運用にも合わせてください。
