こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、一人会社がAIツールを使うときに最初に決めておきたい経理ルールを整理します。
既存の社内経理ルール雛形よりも、社長一人で回す実務に寄せて、契約、支払い、用途メモ、月次確認の順番を扱います。
決める順番
AIツール代の経理ルールは、勘定科目から決めるよりも、契約名義、支払方法、利用目的、保存資料の順に決めると運用しやすくなります。
| 決めること | おすすめの考え方 | 放置したときの問題 |
|---|---|---|
| 契約名義 | 法人利用なら法人メールや法人カードへ寄せる | 個人利用との区別が曖昧になる |
| 支払方法 | 法人カードか法人口座に集約する | 役員借入金や未払金が散らかる |
| 勘定科目 | 通信費、支払手数料、売上原価などを用途で分ける | 同じ支出の処理が月ごとに変わる |
| 保存資料 | 請求書、領収書、カード明細、用途メモを残す | 後から業務利用を説明しにくい |
科目を固定しすぎない
同じAIツールでも、社内効率化に使う場合と、顧客向けサービスの生成処理に使う場合では見方が変わります。科目をサービス名だけで固定せず、用途を見ます。
| 用途 | 候補になる科目 | 判断の軸 |
|---|---|---|
| 社内の文章作成、調査、要約 | 通信費、支払手数料 | 業務効率化のためのSaaS利用 |
| 広告画像、LP制作、動画制作 | 広告宣伝費、制作費 | 売上獲得や広告物との関係 |
| 自社サービスの生成処理 | 売上原価、通信費 | 売上に直接対応する利用量か |
| 受託開発・受託制作 | 外注費、売上原価、通信費 | 案件原価として追えるか |
月次で確認すること
AIツールは無料トライアルから有料化したり、使っていないアカウントが残ったりしやすい支出です。毎月の締めで契約と明細を見直します。
- 有料化したツールがないか確認する
- 年払い、月払い、従量課金を分ける
- 法人カード明細と請求書を突き合わせる
- 使っていないサブスクは解約候補にする
- 用途が変わったツールは摘要メモを更新する
一人会社向けの最低限ルール
社内規程を細かく作れない一人会社でも、最低限のルールは作れます。次の4つだけでも、決算前の確認負担を下げられます。
- AIツールは原則として法人カードで支払う
- 個人利用が混ざるものは全額経費にしない
- 摘要にはサービス名、用途、案件名を残す
- 月末に契約一覧と請求書を確認する
参考にした公式情報
請求書や領収書を残す運用、電子取引データの保存、インボイス確認に関わる部分は、国税庁の公開情報を確認しています。 実際の処理は、取引内容、契約形態、税区分によって変わるため、金額が大きいものや継続的な処理は税理士にも確認してください。
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AIツール代は月次処理で散らかりやすいため、摘要メモとSaaS経費チェックリストもセットで見ておくと運用しやすくなります。
