こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
SaaSの領収書は、紙でもらうより管理画面やメールで受け取ることが多いです。だからこそ、あとから探せる形で保存しておくのが実務ではかなり大事です。
毎月の経理で迷わないよう、保存資料と仕訳をチェックリスト化しておきます。
結論
SaaSの領収書・請求書は、PDFやメールなど電子データで受け取った取引情報として、取引内容が分かる状態で保存します。
保存するもの
| 見るところ | 実務での扱い |
|---|---|
| 領収書・請求書PDF | 支払先、金額、日付、対象期間を確認する |
| カード明細 | 実際の引落やカード利用額と突合する |
| 契約・プラン画面 | 年払い、席数、プラン名の確認に使う |
ファイル名の例
| 見るところ | 実務での扱い |
|---|---|
| 2026-05-24_slack_11000.pdf | 日付、サービス名、金額で検索しやすくする |
| 2026-05_microsoft365_invoice.pdf | 月単位の請求は月を入れる |
| 2026-04_to_2027-03_adobe_cc.pdf | 年払いは対象期間を入れる |
仕訳例
領収書保存そのものに仕訳はありませんが、SaaS利用料11,000円を法人カードで払った場合は次のように処理します。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 利用時 | 通信費 | 11,000 | 未払金 | 11,000 |
| 引落時 | 未払金 | 11,000 | 普通預金 | 11,000 |
実務メモ
- カード明細だけでなく、サービス名と内容が分かる資料を残す
- 年払いは対象期間が見える請求書を保存する
- 社内の保存場所を毎月同じにして、決算前に探さないで済む形にする
参考にした公式情報
税務や帳簿保存に関係する部分は国税庁の公開情報、サービス別の請求書取得方法は各サービスの公式ヘルプを確認しています。管理画面の表示や仕様は変わることがあるため、保存時は最新の画面も確認してください。
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