こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、社長立替の領収書とインボイスを月次でどう確認するかを整理します。
社長立替そのものの記事と重ならないよう、この記事では『立替済みの資料をどうチェックするか』に絞ります。月次締めで見る順番を作るための記事です。
社長立替は月次で資料を閉じる
社長立替は、領収書を財布やメールに残したままにすると決算前に探し回ることになります。月次締めのタイミングで、立替一覧、領収書、返金の有無をまとめます。
| 確認項目 | 見るもの | 目的 |
|---|---|---|
| 立替日 | 個人カード明細、現金メモ | 会計上の日付を確認する |
| 支払先 | 領収書、請求書 | 経費内容を説明する |
| インボイス | 登録番号、税率、消費税額 | 仕入税額控除の資料にする |
| 返金 | 法人口座明細 | 役員借入金を減らす |
インボイス確認欄を作る
課税事業者の場合、立替一覧にインボイス確認欄を作っておくと、会計ソフト入力時に税区分を見直しやすくなります。対象外、非課税、インボイスなし、少額特例の確認などをメモします。
- 登録番号があるか
- 税率ごとの金額が分かるか
- 領収書ではなく利用明細や注文履歴しかない場合に補助資料を残したか
- 電子で受け取った資料を電子データのまま保存したか
仕訳と返金の流れ
社長が11,000円の業務用サブスクを個人カードで払った場合は、費用と役員借入金で処理することがあります。後日会社から返金したら役員借入金を減らします。
| タイミング | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 立替時 | 通信費など | 役員借入金 |
| 返金時 | 役員借入金 | 普通預金 |
よくあるミス
- カード明細だけで領収書を保存していない
- 個人利用分まで会社経費に入れてしまう
- 返金済みなのに役員借入金が残っている
- インボイス確認を決算時まで放置している
- 立替件数が増えてきたら、freee会計
やマネーフォワード クラウド
で証憑添付とカード明細を月次で突き合わせる運用に寄せると、後から探す手間を減らせます。
参考にした公式情報
インボイス制度、仕入税額控除の保存要件、帳簿書類保存、電子取引データの保存について、国税庁の公開情報を確認しています。
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立替資料の確認は、精算フロー、個人カードのテンプレート、役員借入金の残高管理をセットで見ると抜け漏れを減らせます。
