こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、社長の個人カードで会社経費を払ったときの精算方法をテンプレート形式で整理します。
個人カード立替は、一人会社でかなり起きやすい処理です。支払った事実だけでなく、会社のための支出だと後から分かるように、一覧表、証憑、返金の3点をそろえます。
精算一覧に入れる項目
| 項目 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 支払日 | カード利用日 | 2026/06/06 |
| 支払先 | 店名・サービス名 | Amazon Business |
| 内容 | 何を買ったか | 事務用品 |
| 用途 | どの業務に使ったか | 請求書発送用 |
| 金額 | 税込金額 | 3,300円 |
| 証憑 | 保存場所 | 領収書PDFを会計ソフトへ添付 |
月末にまとめて処理する
個人カード立替は、支払のたびに処理できれば理想ですが、現実には月末にまとめる方が続きます。大切なのは、会社分だけを抜き出し、証憑と用途をセットにすることです。
- 個人カード明細から会社分だけを抜き出す
- 領収書がないものは注文履歴や利用明細を探す
- 私用分は会計ソフトへ入れない
- 返金日を決めて役員借入金を消す
仕訳例
社長が会社用の備品22,000円を個人カードで立て替えた場合の例です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| カード利用時 | 消耗品費 | 22,000 | 役員借入金 | 22,000 |
| 会社から返金 | 役員借入金 | 22,000 | 普通預金 | 22,000 |
精算テンプレートの使い方
精算表は、会計ソフトへ入力するためだけでなく、社長への返金漏れを防ぐ管理表として使います。行を増やしすぎると続かないので、月1回の確認で足りる粒度にします。
| 列 | 入力例 | あとで役立つ場面 |
|---|---|---|
| 用途メモ | 請求書作成用プリンターインク | 税理士に内容を聞かれたとき |
| 証憑URL・保存先 | 会計ソフト添付済み | 領収書を探すとき |
| 返金状況 | 6/30に法人口座から返金 | 役員借入金残高を合わせるとき |
| 保留理由 | 私用分が混在して確認中 | 入力を急がない方がよい支出を分けるとき |
迷う支出は無理に入れず、保留にしてメモを残します。会社経費か私用か分からないまま入力するより、月次で確認する場所を作る方が安全です。
個人カード立替を会計ソフトで管理するなら、明細の取り込みだけでなく、領収書添付、摘要メモ、役員借入金の残高確認まで見ます。freee会計
やマネーフォワード クラウド
を比較するときも、社長立替を月末に見直しやすいかを確認しておくと安心です。
参考にした公式情報
社長個人カードで会社経費を立て替えた場合は、会社側で帳簿と証憑を残せるかが重要です。国税庁の帳簿保存・電子取引データ保存の情報を確認し、精算一覧と証憑のひも付けを中心に整理しています。
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