こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
経理・会計担当がAIを使う場面は、仕訳メモ、証憑整理、議事録、規程案の下書きなど実務補助が中心です。
このブログのテーマに一番近いのは、AIを使って経理判断のメモを残す使い方です。
結論
経理業務の効率化に使うAIツール代は通信費を基本にし、研修や会議用途が強い場合だけ分けます。
この職種では、AIツール代をすべて同じ科目に寄せるより、成果物や案件との距離で見ると整理しやすいです。基本は通信費、売上に直接ひもづくものは支払手数料、研修費、会議費も候補にします。
職種別に見る意味は、使うツール名が違うからではありません。同じChatGPTやClaudeでも、エンジニアがコード修正に使う場合、営業が商談メールに使う場合、デザイナーが広告素材のラフに使う場合では、経費として見たいポイントが変わるからです。
よくある使い方
職種ごとに、AIツールを使う場面はかなり違います。まずは実際の使い道を分けます。
| 使い方 | 例 | 経理で見るポイント |
|---|---|---|
| 会計メモ作成 | ChatGPT、Claude、Notion AI | 判断根拠を残す |
| 証憑整理 | NotebookLM、Notion AI | 保存資料との関係を見る |
| 会議・説明資料 | Zoom AI、Fathom | 会議費との関係を見る |
一人会社や個人事業主では、職種が一つに固定されないこともあります。たとえばエンジニアが営業資料を作る、ライターが画像生成AIを使う、講師が動画編集AIを使う、といったことは普通にあります。その場合も、肩書きではなく成果物と利用目的で判断します。
勘定科目の分け方
経理向けAIは、判断そのものを丸投げするのではなく、確認メモや整理補助として使ったことを残します。
- 経理業務の効率化なら通信費
- 研修・学習目的なら研修費
- 会議録作成なら会議費も候補
- 税務判断は公式情報や専門家確認を残す
勘定科目は、毎回完璧に細かく分けるより、後から見て意味が分かる粒度にそろえるほうが実務的です。通常利用は通信費、案件に直接対応するものは売上原価、広告や販促に直接使うものは広告宣伝費、というように、自分の事業に合わせたルールを決めておきます。
仕訳例
法人カードでAIツール代11,000円を支払った場合の基本形です。個人カードで立て替えた場合は、法人なら役員借入金、個人事業主なら事業主借などを使うことがあります。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| カード利用時 | 通信費 | 11,000 | 未払金 | 11,000 |
| 口座引落時 | 未払金 | 11,000 | 普通預金 | 11,000 |
年払いの場合は、利用期間が決算をまたぐかも確認します。少額のサブスクとして継続処理する場合でも、金額が大きい契約やチームプランは、前払費用として分けるかを見ておくと安心です。
残すメモ
職業別の記事で一番大事なのは、ツール名ではなく仕事とのつながりを残すことです。
- 何の経理作業で使ったか
- 参照した証憑や月次
- 公式情報や専門家確認の有無
- 会計ソフト入力とのひもづき
メモは長文でなくて構いません。会計ソフトの摘要に「案件A コードレビュー用」「求人文作成」「講座スライド作成」のように残すだけでも、単なる私用サブスクではなく業務利用だったことを説明しやすくなります。
特に個人事業と法人を行き来している場合は、どちらの売上に関係する支出なのかも残しておくと安心です。同じAIツールでも、法人案件で使った月と個人事業の制作で使った月が混ざることがあります。
