こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、決算で迷いやすい未払費用と未払金の違いを整理します。どちらも未払いの負債ですが、発生のしかたが違います。
まず結論を置き、その後に判断基準と仕訳例を確認できる形にしています。月次経理や決算前の確認で、対象期間、支払方法、証憑の残し方を分けて見ていきます。
結論
未払費用は継続サービスの当期分が未払いのとき、未払金はすでに購入や役務提供が終わった代金が未払いのときに使うことが多い科目です。
判断基準
| ケース | 考え方 | 主な勘定科目 |
|---|---|---|
| 家賃・通信費などの継続サービス | 当期分が発生済みで未払い | 未払費用 |
| 備品や単発サービスの請求書 | 購入や納品が終わって未払い | 未払金 |
| 法人カード利用 | カード会社への未払い | 未払金 |
未払金を使う場面
未払金は、商品以外のものを購入し、代金を後日支払う場合に使います。備品を購入して代金を翌月に支払う場合や、法人カードで支払ってカード会社への支払いが残っている場合などです。
備品80,000円を購入し、代金を後日支払うことにした場合の仕訳です。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 備品 | 80,000 | 未払金 | 80,000 |
未払費用を使う場面
未払費用は、当期に費用が発生しているものの、まだ支払っていない場合に使います。代表例は、当期分の家賃、利息、通信費などです。決算日までに費用は発生しているのに支払いが翌期になる場合、当期の費用として計上するために未払費用を使います。
決算整理で出てくる科目なので、収益の未収・前受け、費用の未払い・前払いと一緒に整理すると理解しやすくなります。
仕訳例
3月分の通信費11,000円の請求が翌月になるため、決算で当期分を計上する場合です。
| タイミング | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 決算整理 | 通信費 | 11,000 | 未払費用 | 11,000 |
| 翌期支払時 | 未払費用 | 11,000 | 普通預金 | 11,000 |
実務メモ
- 継続的に発生しているか、単発の購入かで分ける
- 少額でも毎期同じ基準で処理する
- 法人カード利用は未払金で管理すると消し込みやすい
買掛金との違い
もう一つ迷いやすい科目に買掛金があります。買掛金は、商品を仕入れて代金を後日支払う場合に使います。
| 勘定科目 | 判断の目安 |
|---|---|
| 買掛金 | 商品の仕入代金を後払いにした |
| 未払金 | 商品以外の購入代金を後払いにした |
| 未払費用 | 当期に発生した継続的な費用をまだ支払っていない |
参考にした公式情報
税務・帳簿保存・インボイス・短期前払費用に関係する部分は、国税庁の公開情報を確認しています。クラウドサービスの請求書や領収書の取得方法は、各サービスの公式ヘルプを確認しています。画面や仕様は変わることがあるため、実際の保存時は最新の管理画面も確認してください。
関連して、「未払費用の仕訳例」という記事も書いています。
