日々会社の経営のために駆け回っている新米社長です。
今日は経費のお話。
自販機で購入したものは経費で落とせる？
領収書やレシートをもらうことで経費として落とすことが可能ですが、もし領収書やレシートがもらえない状況であれば経費では落とせないのでしょうか？
例えば自販機で飲み物を購入した場合が、これに該当します。
例えば取引先の方が急に事務所に訪れることになり、急だったため飲み物を近所の自販機で購入した場合など、できれば経費で落としたいところです。
関連リンク：来客用として購入したお茶はどの勘定科目で処理をする？
実はこのような場合でも経費で落とすことは可能です。
自分で購入したものや支払金額、日付などの記録を残しておく
このようなケースで役に立つのが出金伝票や振替伝票などです。
これらの伝票を使うと、
- 金額
- 内容
- 日付
などの記録をもれなく残すことが可能です。
取引などの記録を証明する証拠を証憑といいますが、この場合は出金伝票などがこの証憑として扱われます。
スケジュール帳などにその日の記録を残しておくことも重要
また少額の金額であれば税務署から追求されることも少ないでしょうが、本当は自分個人のための出費なのに偽って計上していないか、経費として計上した内容を説明できるようにしておくことが必要です。
今回のようなケースでは取引先の人が来て打ち合わせをしたことを記録したスケジュール帳などが使えます。
記録しておく内容としては、
- 日時
- 場所
- 相手の氏名や所属（会社名）
などを記録しておく必要があります。
インボイス制度での自販機の扱い
消費税の仕入税額控除は、原則としてインボイスの保存が必要ですが、3万円未満の自動販売機や自動サービス機での購入は、帳簿に一定の事項を書いておけば、インボイスがなくても仕入税額控除ができます。国税庁のQ&Aでは、自販機での飲料の購入のほか、コインロッカーやコインランドリー、ATMの手数料なども対象になると説明されています。
この場合、帳簿には通常の記載事項に加えて、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる取引に当たることを書きます。摘要に「自販機」と入れておけば、後から見て分かります。
| 日付 | 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|---|
| 6/10 | 会議費 300 | 現金 300 | 自販機 来客用飲料 ○○社 打合せ |
来客用と自分用は分ける
来客や打ち合わせのために買った飲み物は会議費などで処理できます。一方、自分が飲むために買ったものは、事業との関係を説明しにくいので、経費にするかどうかは慎重に判断します。迷う場合は、誰のために買ったかを摘要に書いておくと後で判断しやすくなります。領収書がないときの記録の残し方は領収書がない経費の仕訳でも書いています。
参考：国税庁：インボイスQ&A 問47（自動販売機・自動サービス機の範囲）、国税庁：インボイスQ&A 問110（帳簿のみの保存の記載事項）
