フリーランスの経費になるならないは何で決まる？

こんにちは日々FIREを目指して奮闘中の新米社長です。

今日は事業を行っていく上で避けては通れない経費のお話です。

経費にするためには業務上の費用であることが大切

フリーランス（個人事業主）の方であれば、経費になるならないというのはとても大切なことがであることは実感いただけるかと思います。

（勿論フリーランスだけでなく、私のような会社を経営している人間にもそれは同じことが言えます）

ずばり、経費になるかならないかの判断ですが、それが業務上必要な費用であるかどうか？というのが最大の判断基準となります。

例えば以前書いたこちらの記事では海外のカンファレンスへ出張という形で行きました。

本人がカンファレンスに出席するための交通費やその他の費用については経費として認められますが、ご家族分の旅行費を始め、カンファレンスに関係ない出費については経費として認められませんでした。

ここでの判断基準は、それが業務上必要な費用だったかどうか？ということです。

経費として私的な出費も計上しようとすると否認されることもあるので注意が必要です。

仕事と私用の両方に使う支出

自宅の家賃や電気代、スマホ代のように、仕事にも私用にも使う支出は「家事関連費」と呼ばれます。国税庁のタックスアンサーでは、家事関連費のうち、取引の記録などで業務に必要だったことが明らかに区分できる部分は必要経費にできるとされています。

経費にならない支出

• 生活費や家族の旅行費など、事業と関係のない支出
• 所得税や住民税
• 罰金や交通違反の反則金
• 借入金の元本の返済（利息は経費になる）

割合の根拠は、間取り図や作業時間のメモなどで説明できるようにしておきます。按分の考え方は自宅兼事務所の按分ルールの決め方で詳しく書いています。

参考：国税庁：必要経費の知識、国税庁：家事関連費（所得税基本通達45-2）

帳簿と領収書の保存期間

経費にした支出は、後から説明できるように帳簿と領収書を保存しておきます。国税庁のタックスアンサーでは、白色申告の場合、収入金額や必要経費を記載した帳簿は7年間、請求書や領収書などの書類は5年間の保存が必要とされています。青色申告の場合は保存期間が異なるので、自分の申告方法に合わせて確認します。

領収書がもらえない支出は、日付、支払先、金額、内容を出金伝票に書いて残します。記録の残し方は領収書がない経費の仕訳でも書いています。

参考：国税庁：白色申告者の記帳・帳簿等保存制度