こんにちは、日々会社と個人事業主での事業を行ったり来たりしている新米社長です。
この記事では、Microsoft 365の利用料を支払ったときに使う勘定科目と、仕訳例、経費処理で残しておきたい資料を整理します。
Microsoft 365をWord、Excel、PowerPoint、Outlook、OneDriveなどの業務利用に使っている場合、事業用ソフトウェア・クラウドサービスとして経費処理を検討できます。
Microsoft 365の利用料に使う勘定科目
Microsoft 365の利用料は、事業で使っていることを説明できる場合、支払手数料または通信費で処理することが多いです。
Officeアプリを業務ツールとして使うなら支払手数料、クラウドストレージやメールを含めて通信基盤として管理するなら通信費が候補になります。買い切りソフトではなく月額・年額の利用料である点も意識します。
| 使い方 | 候補になる勘定科目 | 考え方 |
|---|---|---|
| 月額・年額のサービス利用料 | 支払手数料 | クラウドサービスや業務ツールの利用料として管理する |
| オンラインサービスとしてまとめる | 通信費 | メール、会議、クラウドサービスなどを通信関連費として管理する |
| 学習・調査目的が強い | 研修費・新聞図書費 | 業務知識の習得や情報収集として説明できる場合に検討する |
どの科目を使う場合でも、同じ性質の支出は継続して同じ科目で処理すると、あとから月次推移や年間の支出額を確認しやすくなります。
勘定科目を判断するときのポイント
勘定科目はサービス名だけで決めるのではなく、何のために使っているかで判断します。Microsoft 365の場合、次のような利用目的を説明できるかがポイントです。
- Excelでの帳簿・請求管理
- PowerPointでの提案資料作成
- OneDriveでの業務ファイル共有
反対に、私用の利用が多い場合や、事業との関係を説明しにくい場合は、全額を経費にするのは慎重に考えた方がよいです。個人利用と事業利用が混ざる場合は、利用状況に応じて按分する考え方もあります。
経費になるかどうかの基本は、事業に必要な支出かどうかです。判断に迷う場合は、副業の経費や青色申告で経費にできるものもあわせて確認してください。
仕訳例
Microsoft 365の利用料12,000円をクレジットカードで支払った場合は、たとえば次のように処理します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 支払手数料 | 12,000 | 未払金 | 12,000 |
オンラインサービスの利用料を通信費として管理している場合は、次のように処理しても構いません。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 通信費 | 12,000 | 未払金 | 12,000 |
後日、クレジットカードの引き落としが普通預金から行われたときは、未払金を消し込みます。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 未払金 | 12,000 | 普通預金 | 12,000 |
個人事業主が個人カードで支払った場合は、貸方を事業主借として処理することもあります。法人の場合は、会社カードか個人立替かで相手科目が変わるため、実際の支払い方法に合わせて処理しましょう。
経費処理で残しておきたい資料
Microsoft 365の利用料を経費にする場合は、支払った事実と事業利用の内容がわかる資料を残しておくことが大切です。
- 領収書、請求書、利用明細、クレジットカード明細
- 契約プラン、利用期間、支払日がわかる画面やメール
- どの業務で使ったかがわかるメモ
- 個人利用が混ざる場合は、按分割合の根拠
インボイス制度や消費税の処理は、請求元、登録番号の有無、取引内容によって扱いが変わることがあります。消費税の申告が関係する場合は、請求書の記載内容も確認しておきましょう。
領収書や請求書の保存については、領収書の保管義務や経費になる領収書の記事も参考になります。
実務メモ
Microsoft 365の利用料の処理で迷ったときは、最初に「支出の内容」「支払った人」「事業で使った理由」を短くメモしておくと、あとから帳簿を見返すときに判断しやすくなります。領収書だけを見ると用途が分からない支出でも、購入時のメモが残っていれば、月次処理や確定申告のときに確認する時間を減らせます。
同じ支出でも、個人事業主と法人、現金払いとカード払い、事業専用と私用兼用では処理が変わることがあります。個人カードで支払った場合は、費用科目を変えるのではなく、相手科目として事業主借や役員借入金を使うケースがあります。借方の費用科目と貸方の支払方法を分けて考えるのがポイントです。
私用と事業用が混ざる支出は、全額を経費にする前に、どの部分が事業に必要だったのかを説明できるか確認します。面積、時間、利用回数、参加者、利用目的など、数字や事実で説明できる基準を残しておくと、後から見ても無理のない処理になります。
前年と違う科目に変える場合は、なぜ変えたのかを説明できるようにしておきます。経費処理は一回ごとの正解探しだけでなく、継続して見ても無理のない処理にすることが大切です。判断に迷う金額の大きい支出や制度が絡む支出は、会計ソフトの入力前に専門家へ確認する余地も残しておきましょう。
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